Ufficio Stampa

1. Struttura e funzioni

È la struttura professionale incaricata di tenere i rapporti con gli operatori dell’informazione. Opera nell’ambito di istituzioni, enti, aziende e associazioni pubbliche e private. Il suo compito è quello di produrre notizie e di diffonderle nell’interesse precipuo dell’ente all’interno del quale opera e agisce.

2. L’attività dell’U.s.

Si svolge principalmente attraverso la produzione di comunicati stampa e rassegne stampa, nonché attraverso l’organizzazione di conferenze stampa. Si tratta dei tre strumenti più importanti nell’opera di divulgazione.
a) Il comunicato stampa. È il principale strumento di comunicazione tra l’ente in cui opera l’U.s. e il mondo dell’informazione. Si scrive un comunicato stampa quando si vuole che i giornalisti si interessino a una notizia o a un fatto che ne abbia i requisiti. È importante che sia scritto bene dal punto di vista formale: è opportuno l’uso della carta intestata; è consigliabile un titolo che esprima in sintesi argomento e contenuto; è necessario che contenga i recapiti di riferimento e le condizioni e modalità di accredito giornalistico nel caso di manifestazioni o di eventi programmati. Deve inoltre essere breve (una o due cartelle al massimo) e deve rispondere a criteri di immediatezza, completezza, sintesi e chiarezza. Dal punto di vista sostanziale occorre ricordare che un comunicato stampa offre notizie. È perciò necessario che la notizia ci sia (Notiziabilità). Non deve essere scritto su avvenimenti insignificanti o di poco conto o che nulla abbiano a vedere con il target a cui è rivolto. Il comunicato stampa è destinato ai giornalisti: verrà letto cioè da un pubblico pignolo, esigente e selettivo di ‘professionisti della notizia’. Se non risponde ai requisiti suddetti il comunicato stampa è solo un foglio di carta destinato al cestino.
b) La conferenza stampa. È l’incontro riservato a giornalisti e operatori dell’informazione. Serve a comunicare un fatto, un avvenimento o una iniziativa e per rispondere a tutte le eventuali domande di chiarimento. Il suo oggetto è il più vario possibile. Può essere organizzata da un partito o da un gruppo politico per illustrare la propria posizione su un determinato argomento; può servire a presentare alla stampa un personaggio pubblico altrimenti non disponibile a una intervista; oppure – ed è la stragrande maggioranza dei casi – serve a lanciare una novità culturale, editoriale, sportiva, commerciale o uno spettacolo, ecc. Viene annunciata attraverso un comunicato stampa con cui si dà appuntamento nel luogo e all’ora prefissata.
c) La rassegna stampa. È la raccolta di articoli e servizi che parlano dell’ente in cui opera l’U.s. o di argomenti che lo interessano direttamente o indirettamente (leggi, provvedimenti, iniziative di enti concorrenti, ecc.). Si tratta di un importante strumento di comunicazione interna per informare dirigenti e operatori su tutto ciò che accade intorno all’ente. Oppure può rivolgersi ai giornalisti come fonte di informazione o come riscontro per il loro lavoro. La rassegna stampa deve essere completa e deve essere preparata con accuratezza e tempestività. La sua distribuzione deve salvaguardarne l’utilità: una distribuzione tardiva ne rende vana ogni finalità informativa. La sua periodicità può essere quotidiana, oppure variare a seconda della quantità di informazioni da inserire. La rassegna stampa va impaginata in modo che ne sia facilitata l’archiviazione.
Tra i compiti di un U.s. c’è anche quello di inviare e distribuire ai giornalisti materiali e documentazione informativa di vario genere. Gli U.s. più organizzati curano le pubblicazioni di circolari, bollettini e giornali illustrativi di programmi, iniziative e attività aziendali.

3. Problemi deontologici

Tutto il prodotto degli U.s. diventa un importante strumento di lavoro per i giornalisti. Possiamo anzi dire che si tratta di vere e proprie fonti di informazione. Ciò comporta per gli U.s. un particolare obbligo di curare la forma e la sostanza delle informazioni inviate. Dal canto suo il giornalista ha il dovere professionale di sottoporre ogni informazione a una scrupolosa attività di controllo e di elaborazione. Solo in questo modo egli potrà decidere se e in che modo pubblicare le informazioni acquisite.
Un problema rilevante è l’esile confine che separa l’attività degli U.s. da quella degli uffici di relazioni pubbliche. Si tratta di strutture che spesso coincidono nello stesso ente. Il problema è che gli U.s. possano in qualche modo influire sulla libera informazione: il rischio è quello di una confusione fraudolenta tra notizia e href=/voce.php?id=1009>pubblicità. Ciò può manifestarsi in esplicite azioni di ricatto nei confronti degli editori (es. se non pubblichi questa informazione io ritiro la mia pubblicità dal tuo giornale); in attività corruttive nei confronti dei giornalisti (ricchi omaggi o addirittura premi in danaro affinché si parli bene di un prodotto o di una azienda); in pressioni esercitate a vario livello su direttori ed editori. In tutte queste eventualità deve essere vigile l’attenzione dell’Ordine dei Giornalisti e delle altre strutture preposte al controllo del rispetto della deontologia professionale. (Deontologia della comunicazione;Pubblicità redazionale)

4. U.s. della comunità ecclesiale

4.1. Gli obiettivi.
L’U.s. della comunità ecclesiale è la struttura che cura i rapporti ‘esterni’ della comunità stessa (in genere, la Diocesi). Uno dei grandi problemi che si pongono oggi a livello della comunicazione e dei suoi strumenti è il saper guardare alla vita della Chiesa con un occhio sufficientemente distaccato dall’effimero, dall’accidentale, dallo spettacolare, per riuscire a scoprire e a far scoprire il cuore dell’esperienza cristiana e la vitalità profonda di questa istituzione e, più profondamente, il riuscire a creare, per gli uomini e le donne di oggi, le condizioni per una riflessione capace di fare scoprire la trascendenza e l’interiorità del mistero di Cristo.

4.2. I compiti.
Questo comporta, a livello operativo, un flusso di comunicazioni continuativo nei confronti dei mass media presenti sul territorio, flusso che viene garantito dall’invio regolare di tutta la documentazione possibile sulla vita della Chiesa: dal calendario con gli impegni pubblici del Vescovo alle riviste diocesane, dalla convocazione di conferenze-stampa su argomenti di particolare rilievo che chiedono di essere illustrati agli incontri specializzati con gli operatori del settore.
Talvolta occorre anche intervenire, con appositi comunicati o dichiarazioni, per correggere o integrare eventuali informazioni distorte o incomplete che passano attraverso i media.
All’interno della struttura ecclesiale (normalmente la Curia vescovile) risulta molto opportuno diffondere tempestivamente una rassegna stampa (possibilmente giornaliera) che contenga le notizie sulla comunità (locale o nazionale) che sono state pubblicate e anche commenti e approfondimenti su temi di carattere culturale ed etico-morale che possono risultare molto utili sia per il lavoro degli Uffici, sia per creare quell’attenzione alla comunicazione e ai suoi linguaggi che oggi risulta indispensabile se si vuole che l’annuncio del messaggio sia comprensibile e incisivo.

4.3. Lo stile.
In questo lavoro, risultano molto importanti – e talvolta addirittura determinanti – i rapporti personali con i professionisti dei ‘media’ che lavorano nel territorio.
Questi rapporti devono essere improntati al massimo di lealtà e di rispetto reciproci: queste persone stanno svolgendo un lavoro che, in genere, è stato loro ‘commissionato’ da altri. Se vengono facilitati nello svolgerlo, non si è reticenti nelle informazioni ma pazienti e disponibili all’ascolto e alla spiegazione (che non vuole imporre, ma aiutare a una lettura più corretta), probabilmente i risultati saranno migliori di quelli che inizialmente ci si poteva aspettare.
Lo rilevava il card. Martini nella sua lettera pastorale Il lembo del mantello (Centro Ambrosiano, Milano 1992): "Sono convinto che dobbiamo promuovere una mentalità più aperta e più disponibile all’informazione. Molte volte siamo oggetto di giudizi superficiali o ingenerosi proprio perché offriamo poche occasioni di corretta informazione, di documentazione, di dialogo. Le abitudini non si cambiano dall’oggi al domani e un mutamento di mentalità deve essere preparato con iniziative di sensibilizzazione sia del clero sia dei fedeli e accompagnato anche con opportuni strumenti tecnici (uffici stampa ben attrezzati, centri di documentazione, ecc.) che aiutino pure le singole realtà (per esempio le parrocchie); ma è importante che cominciamo ad atteggiarci in modo diverso" (n. 29).
Risulta molto opportuno, poi, avere dei referenti stabili perché, alla fine, essi giungano a farsi un’idea più precisa dell’impianto generale della vita della Chiesa e a cogliere più facilmente i nessi cui fare riferimento anche in situazioni particolari. Oltretutto, questo giova molto alla continuità dell’informazione e, in definitiva, serve meglio il lettore o l’ascoltatore.
Un problema importante è quello di tenere il rapporto con operatori cristiani che lavorano in testate ‘laiche’, sia perché possono dare un contributo non indifferente a comprendere come funzionano oggi i media, sia anche per un sostegno che pare doveroso, da parte della comunità cristiana, a chi svolge il suo lavoro su una difficile frontiera.

4.4. La struttura.
A seconda delle esigenze locali, l’U.s. può essere costituito da una sola persona, oppure avere a disposizione un piccolo ‘staff’ che aiuti il responsabile a tenere correttamente i rapporti e predisporre gli strumenti (rassegna stampa, documentazione da fornire ai giornalisti in occasione delle conferenze-stampa, ecc.).
Il Regolamento-tipo dell’Ufficio Diocesano per le Comunicazioni Sociali (UDCS), approvato dalla CEI, dispone che "al Direttore dell’Ufficio Diocesano compete anche l’incarico di portavoce ufficiale dell’Ordinario locale e quello di curare i rapporti dei vari Uffici di Curia con gli organi di informazione".
Pertanto le figure di Direttore dell’UDCS, portavoce dell’Ordinario locale e Responsabile dell’U.s. vengono assommate, per motivi di opportunità, nella medesima persona.
Ne consegue anche che i Responsabili degli Uffici di Curia che ricevessero richieste di interviste o di dichiarazioni su argomenti riguardanti la Curia o la Diocesi, dovranno far previo riferimento al portavoce ufficiale e responsabile dell’U.s. perché dia indicazioni circa l’opportunità dell’intervento, eventuali suggerimenti circa il linguaggio da usarsi e informazioni sui giornalisti che richiedono l’intervento. Ciò che può apparire un limite alla libertà di espressione dei singoli costituisce, viceversa, una condizione di reale efficacia della comunicazione tra la comunità ecclesiale e il mondo esterno.